幾乎所有的小型企業都會有業務的高低潮。好的時候，不但產品供不應求，客戶付款也很準時。不好的時候，現金的累積可能趕不上消耗的速度。

不論您正嘗試解決現金流量的難題，或者只是希望能降低成本並提高公司獲利，您都可以在這裡找到輕鬆節省開銷的方法。



管理運輸成本

如果您有一群隨時在外奔波的業務人員，或是一群運送貨物的卡車或貨車，或是經常收到供應商大量進貨，那麼您對節節上升的油料與運輸成本必定倍感壓力。以下是一些您應思考的問題：

• 您的業務是否一定需要親自登門拜訪才能達成？ 目前一些網際網路技術，例如網路會議及 microsoft office live meeting 等工具，都能讓您在線上向客戶進行簡報。

• 您是否分析過您的運送路徑以及業務人員拜訪客戶的時間表？ 是否比較過其他供應商的收費？ 是否仔細檢視公眾運輸的成本？ 從這些地方，或許您就能發現許多更有效率、更經濟的方法。

• 最後，您是否將增加的成本轉嫁到客戶身上？ 稍微計算一下。如果價格調漲幅度很小，大多數的客戶都不太會留意。



員工跨職務訓練

無可避免地，員工總是會生病，或是家中有緊急狀況需要處理。有時候，您可能需要外聘臨時人員來頂替。而更經濟的方式，當然就是員工跨職務訓練，確定員工在必要時能擔任其他職務。如果您的工作負荷時重時輕，這樣的訓練還能帶來其他好處。必如說，您的會計人員可能每逢月底就非常忙碌，但是在月中就比較空閒，此時就有多餘的人力可以協助進行行銷專案。在此提供一些方法教您如何開始著手：

• 評估一下您員工的技能與興趣，在時間與工作負荷都允許的情況下，提供一些「工作見習」的機會。

• 給員工一些業務與軟體訓練，以便假以時日可以頂替他人的職務。跟許多網站一樣，small business centre 提供了許多免費的線上教育訓練教材。

　

比較各家服務方案

就算您沒有現金流量上的問題，您還是應該留意您企業每天的開銷。必如說，電話、網站代管服務等費用，各家收費可能差異很大。經常比較一下各家的收費，可能讓您省下意想不到成本。還有一些方面也值得思考：

• 如果您的辦公室有多台印表機，可將這些印表機透過網路讓員工共用，就能節省成本。microsoft windows small business server 2003 是一套容易使用也容易維護的伺服器解決方案，您不但能共用印表機，還能建立一個更安全、更具生產力的運算環境。

• 您還可以設定辦公室電腦來收發傳真，這樣就能減少所需的電話線路數目。windows xp 作業系統與 small business server 都能讓您輕鬆設定傳真服務。

• 您可以考慮使用網際網路語音協定 (voip)，基本上，這項技術就是透過網際網路來提供電話服務。許多企業都因為其較低廉的價格而紛紛開始採用。

　

監督應收帳款

讓您迅速陷入現金流量窘境的原因之一，就是客戶的付款速度太慢。不論任何企業，監督應收帳款都是非常重要的工作，而這也就是為何財務管理軟體的投資報酬通常很大。以下提供其他建議：

• 一旦出貨或提供服務之後，就應立即送出發票。如果等到月底才開發票，您就要等待更久才能收到款項。

• 提供誘因，讓客戶願意迅速付款。每個人都希望多少佔點便宜，如果提供一點點的折扣，或許能省下更多的催收成本。

• 如果您接受信用卡付款，可以多詢問幾家廠商，確定您找到最好的付款處理機制。

　

提高行銷效率

當您在制訂行銷計畫與預算時，如果能稍微改變一下與客戶和準客戶的溝通方式，或許就能節省許多成本。雖然行銷的需求隨行業而異，但您可以考慮以下幾點：

• 如果您習慣透過郵局寄送刊物給客戶，是否可以改用更經濟的電子報？ 如此不但能節省印刷與紙張的成本，也能節省郵資。使用 microsoft office publisher，您可以選擇預先建立的範本，輕鬆快速地製作出專業又美觀的電子刊物。請記住，務必事先徵詢客戶的同意才寄發電子報，否則對方可能會認為您濫發垃圾郵件。

• 如果您偶爾需要透過專業印刷廠印製一些廣告傳單，您也可以利用 microsoft office publisher 的範本製作傳單，然後透過自己的彩色印表機列印，這樣就能輕鬆省下成本。
　

審視每一個層面

以下是嘗試節省成本時可以思考的其他問題：

• 您是否核對過訂單與發票，確定您所採購的項目與金額確實與您當初所獲得的報價相同？

• 當員工利用公司的經費出差，機票所獲得的哩程數，或是其他交通工具所獲得的紅利點數，是否歸還給公司？

• 您的保險是否不合時宜？是否還在負擔已淘汰設備或車輛的保險？

• 您是否總是採購新品？ 能不能改買使用一年的二手貨車？或是下次有需要時考慮看看二手辦公桌椅？

• 您的辦公室空間是否大過於您的實際需求？如果是，能不能將多餘的空間出租給其他公司？

• 您是否能更妥善安排運送事宜，節省隔夜或隔天送達的緊急託運成本？

• 您是否留意能源消耗的狀況？是否空無一人的辦公室還開著電燈與暖氣？

如果您多留意一點，這些小小動作累積起來，就能省下相當可觀的成本，最終也會提高您的獲利能力。

轉載自:創業密技eq報